Главная | Формирование внутреннего архива отдела кадров

Формирование внутреннего архива отдела кадров


Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. Какие документы подлежат архивированию?

В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

Оглавление Купить недорого Офисные архивные шкафы. В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия.

Вся информация по учету документации в архиве будет приведена на примере конкретной организации, которая представляет собой источник комплектования государственного архива с полной формой приема.

Опись и архивирование кадровых документов Таким образом, мы рассмотрим процесс учета документов в архиве такого предприятия, к которому применяются максимальные требования. Документы в архиве предприятия учитывают для того, чтобы четко зафиксировать их количество и состав, а также отразить их поступление и выбытие.

Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов

Учет проводится также и для того, чтобы добиться сохранности и обеспечить быстрый поиск документов. Учет в основном ведется по так называемым единицам хранения, которые могут представлять собой как отдельные документы, так и их совокупности, помещаемые в общую обложку. На практике для обеспечения учета документации в архиве организации нужно завести следующие виды документов: Опись дел постоянного хранения, которая необходима для того, чтобы осуществлять поединичный и суммарный учет дел.

Как правило, этот документ составляют лишь те организации, которые отправляют документацию в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение. Другие компании имеют право на замену срока хранения документов согласно типовому перечню с постоянного на 10 лет или более длительный срок. Опись дел по личному составу. Опись дел временного хранения для документов со сроком хранения более 10 лет , если таковые имеются в компании; Опись дел временного хранения для документов со сроком хранения менее 10 лет может и не составляться, и в таком случае учет будет проводиться с использованием номенклатур дел за разные годы.

Нередко дела из данной категории вообще не подлежат передаче в архив предприятия, в таком случае их оставляют в своих структурных подразделениях, где они находятся вплоть до истечения сроков хранения. Описи дел структурных подразделений представляют собой сдаточные описи, согласно которым происходит передача дел в архив компании. Данные описи — это учетные документы, которые используются до того, как составляется годовой раздел соответствующей сводной описи с делами организации. Дело фонда представляет собой совокупность документов, в которых содержится история предприятия и его фонда, в том числе акты о выделении к уничтожению дел, а также акты о проведении проверок по наличию и состоянию дел, акты передачи дел для формирования государственных архивов, историческая справка и т.

Документы размещают в деле в хронологическом порядке, то есть по мере поступления.

КАДРЫ-ФОРУМ

Чтобы поддерживать такой порядок, необходимо вести внутреннюю опись, а листы в деле должны быть пронумерованы. Предприятиям, которые являются источником для комплектации государственного или муниципального архива, необходимо вести паспорт архива организации. Для того чтобы осуществлять количественный учет листов в составе дел постоянного и временного хранения более 10 лет , необходим лист-заверитель дела. Лист-заверитель дел, касающихся личного состава, как правило, составляют в процессе научно-технической обработки документов, то есть во время их подшивки в твердую обложку.

Согласно данным правилам основные учетные формы обязательно должны вестись в архивах всех предприятий. Помимо тех документов, которые уже были перечислены в нашей статье, данные правила обязывают к ведению еще нескольких.

О них поговорим чуть ниже. Для получения представления о том количестве документов, которые поступили или выбыли из архива организации за определенный период времени, как правило, это год, используется книга учета поступления и выбытия документов. По нашему мнению, данный документ маловажен с практической точки зрения, так как не имеет большого значения, сколько документов поступает, гораздо важнее знать, какое количество числится согласно описям дел.

Кроме того, не очень ясно, как именно заполняется данная форма, а четкая инструкция по ее заполнению отсутствует. Пояснений не может дать даже куратор из государственного архивного учреждения. С первого взгляда на форму данного книги учета все кажется достаточно ясным, однако в процессе заполнения все очень сильно запутывается, цифры становятся бессмысленны в связи с переформированием дел, которое неизбежно происходит в процессе обработки документации.

Оформление в дела личных дел Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Удивительно, но факт! В случае реорганизации организации, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов организации могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления.

В личное дело включаются: По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.

В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме приложение. Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации при его наличии и службы делопроизводства организации. При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов , а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждения, замена подлинных документов отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Удивительно, но факт! При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Удивительно, но факт! В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководителя организации.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

49. Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях пред-приятия

Изменения состава документов дела изъятия, включения документов, замена их копиями и т. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела тома, части по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации структурного подразделения заключается в скобки.

Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Домашний очаг

Основанием последующего архивного хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения до 10 лет включительно.

Удивительно, но факт! Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.

Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения свыше 10 лет и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в г.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение и срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года п. Организация и проведение работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение производятся постоянно действующей экспертной комиссией далее - ЭК , в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.

ЭК совместно с делопроизводственной службой определяет порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организует экспертизу ценности документов и осуществляет контроль за ее проведением п.

Навигация по записям

Документы, подлежащие передаче в архив Единых обязательных правил создания и действия архивов в организациях пока нет. Решением Коллегии Росархива от Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат.

Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожаются. Дело, передаваемое в архив, представляет собой комплект документов, относящихся, как правило, к одному типу приказы о приеме работников на работу, приказы о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков и т.

Удивительно, но факт! К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: Дело должно содержать не более листов при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.



Читайте также:

  • Если взять ипотеку 500000 на 5 лет сколько платить в месяц
  • Ипотека в банке без справок
  • Какие документы нужно при разводе в суд
  • С чего начать оформление ипотеки с первоначальным взносом